• Бухгалтерские:
  • Сводка по оказанным услугам,
  • Платежи,
  • Контроль перемещения депозитов,
  • Контроль перемещения начислений,
  • Сводка по гостям от контрагентов по группам,
  • Сводка по гостям от контрагентов по номерам,
  • Бухгалтерская реализация услуг,
  • Текущая реализация услуг,
  • Сводка по оказанным контрагентам услугам,
  • Продажи квот номеров,
  • Баланс взаиморасчетов с контрагентами,
  • Детальный баланс взаиморасчетов с контрагентами,
  • Контроль оплаты выставленных счетов;
• Аналитические:
  • Сводные показатели,
  • Планируемое оказание услуг,
  • Планируемые продажи ресурсов,
  • Обороты по продажам номеров,
  • Обороты по продажам ресурсов,
  • Проценты по продажам ресурсов,
  • Обороты продаж по контрагентам,
  • Проценты продаж по контрагентам,
  • Обороты продаж по регионам,
  • Обороты по продажам групп номеров (по этажам/по корпусам),
  • Обороты по продажам типов номеров,
  • Проценты продаж по агентам,
  • Обороты продаж услуг,
  • Обороты по платежам,
  • План/фактный анализ брони,
  • Доходность и загрузка,
  • Заезд гостей по дням за месяц;
• Аналитические:
  • Для пансионатов по путевкам,
  • Обороты продаж гостиничных продуктов (заездов),
  • Продажи путевок,
  • Отгруженные, но не проданные путевки.

Электронные замки

В программу включен модуль подключения к системам электронных замков, дополнительной оплаты не требуется.

При установке системы электронных замков важно чтобы в системе PMS был настроен интерфейс.

Интерфейс с системой электронных замков служит для 2х целей:

1. Ускорение процедуры поселения гостя.
   При поселении данные из «Румбы» автоматически передаются в систему электронных замков и гостю выписывается ключ-карта.
2. Контроль персонала.
   Если персоналу оставить возможность выписывать ключи только из «Румбы», то мы можем гарантировать, что если гостю был выдан ключ, то этот гость зарегистрирован в системе.

Карточку замка можно использовать для организации системы взаиморасчетов в гостинице по карте. Чтобы использовать для этих целей систему электронных замков, она должна поддерживать запись на вторую или первую дорожку карт с магнитной полосой, или запись доп. информации в память.

Поддерживаемые системы электронных замков:

При выборе карт с магнитной полосой рекомендуем использовать карты HiCo, т. к. они реже размагничиваются и, как правило, карты хватает на весь срок проживания гостя.

• Norweq VingCard Vision
• Norweq VingCard VC2100&VC2800
• Onity
• Salto
• Inhova
• Cisa
• TimeLox 2300
• Adel
• Orbita

Платежи по кредитным картам

Многие клиенты сейчас предпочитают расплачиваться кредитными картами. Чтобы ускорить эту процедуру и максимально упростить оформление платежа по кредитным картам, авторизацию платежей можно проводить непосредственно из программы.

Как работает

При вводе платежа со способом оплаты «Кредитная карта» программа попросит прокатать карту по считывателю. После этого программа передает данные карты и сумму платежа в банк, получает ответ банка, и, в случае одобрения, печатает кассовый чек и слип платежа. Таким образом, время проведения платежа по кредитным картам существенно сокращается.

Для связи с банком используется «АТОЛ: Драйвер платежных систем», который приобретается отдельно. Также, на кассовом рабочем месте необходимо установить считыватель магнитных карт.

Бухгалтерия

Для работы бухгалтерии вы можете использовать «1С:Бухгалтерию 7.7» или «1С:Бухгалтерия предприятия 8.1». Мы рекомендуем использовать новую версию — на платформе «1С:Предприятие 8.1».

С программой поставляется модуль интеграции данных «Румба 8» и бухгалтерии.

Работа с модулем максимально упрощена, не требует от бухгалтера каких-то специальных навыков. Не нужно выгружать что-то файл, и потом загружать его. Не нужно следить, чтобы файл этот не забывали подготовить ежедневно. У бухгалтера всего одна кнопка — «Загрузить», все остальное система делает автоматически. При этом происходит синхронизация справочников «Номенклатуры» и «Контрагентов».

Также можно загружать повторно предыдущие периоды и система не задвоит данные, а покажет различия, если таковые будут. Как происходит загрузка см. в демо-ролике ниже.

В бухгалтерию загружаются готовые документы «Реализация товаров и услуг», аналитика по счетам бухгалтерского учета настраивается один раз и используется в дальнейшем загрузчиком. Перед загрузкой можно проверить синхронизацию справочников «Номенклатура» и «Контрагенты».

Акты об оказании услуг формируются программой автоматически. Политика формирования задается по усмотрению бухгалтера. Возможные варианты формирования актов:

• по выезду, на каждого гостя отдельный акт и счет-фактура;
• по выезду, на каждую группу гостей (номер брони) отдельные акт и счет-фактура;
• по выезду, на каждого контрагента одна счет-фактура, включающая услуги всех гостей, по всем группам, которые выехали за день;
• по факту оказания услуг, т. е. все ежедневные начисления группируются по контрагентам в счета фактуры и передаются в бухгалтерию независимо от статуса гостя;
• дополнительно можно настроить закрытие месяца таким образом, чтобы по гостям, которые проживают на конец месяца, и ещё не выехали, формировалась счет-фактура с суммой услуг, оказанных в этом месяце.

Ввод нового контрагента в «Румбе»

При создании нового контрагента в «Румбе» достаточно только ввести ИНН контрагента и нажать на кнопку «Получить данные из бухгалтерии». При этом, если в бухгалтерии есть контрагент с таким ИНН, будут загружены все его данные — юр. адрес, полное наименование ИНН, КПП. Данная возможность упрощает и сокращает время оформления документов.

Выписывание счетов-фактур на стойке ресепшн

Часто гости, как правило, командировочные, просят предоставить счет-фактуру на сумму оказанных гостиницей услуг. Поскольку в законе есть требование о том, что нумерация счетов-фактур должна быть последовательной и непрерывной, выписываются они в бухгалтерии. Но бухгалтерия работает только по рабочим дням и не работает вечером и ночью.

В «Румбе» есть возможность выписать счет-фактуру гостю. При этом, если настроено соединение с базой бухгалтерии, программа, при печати счет-фактуры, автоматически подключится в базу бухгалтерии, займет там следующий порядковый номер и распечатает счет-фактуру с этим номером.

Таким образом, все, выписанные на ресепшн счета-фактуры, автоматически регистрируются в базе бухгалтерии.

Решение для ресторана

Завтраки

Часто гостиницы предоставляют гостям завтраки, включенные в проживание.

Для планирования работы ресторана можно распечатать специализированные отчеты.

Например, каждое утро для ресторана готовится отчет «Завтраки на сегодня», в котором указывается общее количество завтраков, а также выводится список гостей, которым был начислен завтрак.

Дополнительно для планирования работы ресторана печатается отчет «План завтраков на неделю», в котором учитываются проживающие гости и действующие бронирования.

Аналогично, в программе настраиваются отчеты по обедам и ужинам, если они включены в тариф или продаются как доп. услуги.

Интеграция с рестораном

В случае, когда ресторан обслуживает гостей c заказами по меню, устанавливается система фронт-офиса ресторана, например «СофтБаланс: Трактиръ Front-Office», «1C-Рарус: Ресторан + Бар + Кафе», «Магия» или «Штрих-М: Кассир».

Вся работа с заказами гостей выполняется в ресторанной системе — заказ вводится в систему, на принтере кухни печатается марка для повара, производится расчет и т. д. Заказ в ресторане может быть оплачен наличными, либо может быть записан на счет гостя в гостинице, а гость расплачивается за все услуги на ресепшн.

Чтобы обеспечить такую возможность, предусмотрен специальный интерфейс обмена данными с ресторанным фронт-офисом.

Как это работает

При закрытии заказа клиент предъявляет карту гостя. По этой карте происходит запрос данных из гостиницы — получают сведения об имени, номере комнаты, сроке проживания и текущем балансе гостя. Если информация получена и баланс гостя не превышает установленной глубины кредита, система закрывает заказ и передает его в базу гостиницы на лицевой счет гостя. Вместе с информацией о сумме заказа могут быть переданы и детали счета клиента.

Если в гостинице установлена система электронных замков, то в качестве карты гостя может выступать ключ от номера, если система замков поддерживает такую возможность.

В самом простом случае можно обойтись без использования карт клиентов. Достаточно указать номер комнаты, заказ в этом случае будет записан на проживающего в указанном номере гостя.

Данный интерфейс включен в поставку и не требует дополнительной оплаты.